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Kommt eine Rechnung per Mail, öffnet Stedia den Anhang. Sie erfahren, wer sie geschickt hat, wie hoch der Betrag ist und wann er fällig ist. Dann schlägt es den passenden Ordner in SharePoint, OneDrive oder Google Drive vor. Hochgeladen wird, sobald Sie genehmigen.
Eine Mail mit einer Rechnung im Anhang landet in Gmail oder Outlook.
Es öffnet das PDF und nennt Absender, Betrag und Fälligkeit.
Das Hochladen nach SharePoint, OneDrive oder Google Drive wartet auf einer Karte, bis Sie genehmigen.
Stedia listet und liest Mails in Gmail oder Outlook ohne Nachfrage. Bitten Sie es, die letzte Mail eines Lieferanten mit einer Rechnung im Anhang zu suchen und den offenen Betrag zu nennen, und es antwortet mit den Zahlen aus dem PDF.
In SharePoint durchsucht Stedia Websites, Bibliotheken und Dateien von selbst. Bevor es hochlädt, einen Ordner erstellt, umbenennt oder verschiebt, fragt es nach. In OneDrive und Google Drive liest Stedia ohne Rückfrage und fragt vor dem Hochladen und anderen Änderungen. Beschreiben Sie Ihre Ordnerstruktur einmal, etwa ein Ordner pro Jahr und Monat, dann wählt Stedia den Ordner und zeigt ihn auf der Karte.
Stedia kann jeden Beleg als Zeile in eine Google-Tabelle eintragen: Datum, Absender, Betrag, Fälligkeit. „Zeilen anhängen“ fügt unter der letzten belegten Zeile an, ohne etwas darüber anzufassen. Stedia fragt vorher nach, und im Chat lässt sich das 15 Minuten lang rückgängig machen. Läuft Ihre Buchhaltung in einem eigenen System, binden Sie es über seine API an, und Stedia nutzt die Aktionen, die Sie dafür wählen.
Ein Zeitplan kann jeden Montag um 8 sammeln, was hereingekommen ist. Das Hilfe-Center schlägt als Aufgabe vor: „Such in meinem Gmail nach Rechnungen aus den letzten 30 Tagen, die noch offen oder überfällig sind. Liste Absender, Betrag und Fälligkeit, die älteste zuerst.“ Eine Aufgabe, die nur liest, braucht keine Genehmigungen. Die Ablage kommt dazu, wenn die Liste passt.
Will Stedia mehrere Belege auf einmal ablegen, sammelt eine Karte sie alle. Gehen Sie sie einzeln durch oder nutzen Sie „Alle genehmigen“. In einem Zeitplan entscheiden Sie nach dem Testlauf, ob das Hochladen ohne Nachfrage laufen darf. Eine Genehmigung gilt genau für die Aktion auf der Karte, mit der Datei und dem Ordner, die Sie gesehen haben.
Verbinden Sie Ihr Postfach als „Persönlich“, dann liest Stedia nur Ihre Mails. Eine Verbindung für den Arbeitsbereich teilt das Postfach einer Person mit allen im Arbeitsbereich. Stedia handelt nur dort, wo eine Verbindung besteht, und ein Admin kann ein Tool unter „Einstellungen → Tools und Wissen“ für den ganzen Arbeitsbereich abschalten.
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