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Eine Wissensdatenbank enthält Dokumente, die Stedia beim Antworten durchsucht: ein Handbuch, Ihre Preislisten, Ihre Verträge. Stedia schaut zuerst dort nach und nennt das Dokument, aus dem die Antwort stammt. Die Dokumente kommen aus dem OneDrive Ihres Unternehmens oder aus einem Amazon-S3-Speicher. Einzelne Dateien hängen Sie direkt im Chat an.
Benennen Sie die Wissensdatenbank nach ihrem Inhalt. Nach ein paar Minuten ist sie bereit.
Fügen Sie eine Datenquelle hinzu, und Stedia liest die Dateien im gewählten Rhythmus ein.
Schalten Sie „Wissen“ ein und fragen Sie, und die Antwort nennt das Dokument, aus dem sie stammt.
Dokumente, deren Antworten Sie immer wieder brauchen: ein Produkthandbuch, Preislisten, Verträge, Antworten für den Kundendienst. Eine Wissensdatenbank ist der Ort für Antworten, die in Ihren eigenen Dateien stehen. Die Liste unter Unterlagen → Wissen sehen alle im Arbeitsbereich, anlegen oder ändern können nur Inhaber und Admins.
Eine Wissensdatenbank liest ihre Dateien aus Datenquellen: aus dem OneDrive Ihres Unternehmens oder aus einem Amazon-S3-Bucket. Für OneDrive genehmigt ein Microsoft-365-Admin die App von Stedia einmal, und mit „Link für deine IT kopieren“ geht die Anfrage an Ihre IT. Stedia liest nur und überspringt verschlüsselte, nicht unterstützte und sehr große Dateien. Google Drive, SharePoint und eine Website stehen in der Auswahl mit „Bald“.
Eine neue Datenquelle wird einmal am Tag zu einer ruhigen Stunde synchronisiert. Sie können auf wöchentlich, monatlich oder manuell umstellen, und „Jetzt synchronisieren“ startet sofort. Muster zum Ein- und Ausschließen begrenzen, welche Dateien gelesen werden. Bilder und Abbildungen in PDF-, Word- und PowerPoint-Dateien, Audio und Video werden mitgelesen, sobald Sie das einschalten.
Sobald eine Wissensdatenbank bereit ist, erscheint im Chatfeld neben der Websuche die Schaltfläche „Wissen“. Schalten Sie sie ein, dann durchsucht Stedia bei jeder Nachricht Ihre Wissensdatenbanken. Ein Assistent mit eigenen Wissensdatenbanken durchsucht sie bei jeder Frage, ganz ohne Schaltfläche.
Aus OneDrive bekommt jede Person nur Antworten aus Dateien, die sie dort öffnen darf. Bei einem S3-Bucket findet jede Person, deren Chat oder Assistent die Wissensdatenbank erreicht, alles darin. Legen Sie dort also nur Dokumente hinein, die alle mit Zugriff lesen dürfen. Unter Einstellungen → Tools und Wissen schalten Admins eine Wissensdatenbank für den ganzen Arbeitsbereich aus, in Business und Enterprise auch pro Abteilung.
Nicht jedes Dokument braucht eine Wissensdatenbank. Für eine einzelne Frage hängen Sie die Datei im Chat mit „Fotos & Dateien hinzufügen“ an: Bilder, PDF, CSV, TXT oder Markdown, bis 4 MB pro Datei. Hochgeladene Dateien und Dateien, die Stedia erstellt, stehen unter Unterlagen → Dateien.
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