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Neue Anfragen fasst Stedia zusammen und entwirft eine erste Antwort. Kurz vor jedem Termin sammelt es, was Sie über den Kunden wissen müssen, und freitags entwirft es für jedes Projekt einen Statusbericht.
Dienstleister
Anfragen, Termine und Projekte
Neue Anfragen zusammenfassen und eine erste Antwort entwerfen
Alle 15 MinutenZusammenfassung und Entwurf bereit
Jeden Morgen die Kundentermine des Tages vorbereiten
Werktags 7:30Kurzinfo zu jedem Termin
Wöchentlicher Projektstatus für jeden Kunden
Freitags 15:00Statusberichte entworfenOutlook, Google Calendar und Ihre Projektnotizen in Google Docs, ohne zu fragen.
Eine Zusammenfassung mit Antwortentwurf, eine Vorbereitung auf den Termin, ein Statusbericht pro Kunde.
Entwürfe und Berichte warten auf Sie. Nichts erreicht einen Kunden, bevor Sie es senden oder genehmigen.
In festen Abständen, auf Wunsch alle 5 Minuten, geht Stedia die neuen Mails in Outlook durch. Zu jeder Anfrage hält es fest, was der Kunde will, bis wann und was noch fehlt, und entwirft eine erste Antwort mit Ihren Stundensätzen aus der Preisliste in Google Drive. Sobald Sie dem Zeitplan erlauben, Entwürfe anzulegen, liegt die Antwort in Ihren Outlook-Entwürfen und die Zusammenfassung im Chat des Zeitplans.
Ein Zeitplan sieht in festen Abständen in Google Calendar nach, zum Beispiel alle 15 Minuten. Steht ein Kundentermin an, sammelt Stedia die letzten Mails mit diesem Kunden, offene Punkte aus Ihren Notizen und die Agenda aus der Einladung und schreibt eine kurze Vorbereitung. Sie landet im Chat des Zeitplans, und ein Punkt in der Seitenleiste markiert ihn, bis Sie ihn öffnen.
Freitags um 15:00 liest Stedia die Mails und Notizen der Woche zu jedem Kunden und entwirft einen Statusbericht: was erledigt ist, was als Nächstes kommt, was der Kunde entscheiden muss. Jeder Bericht wird ein eigenes Google-Dokument. Bevor Stedia ein Dokument anlegt, fragt es nach. Erlauben Sie das einmal nach dem Testlauf. Oder Sie bitten um ein PDF auf Ihrem Briefbogen, fertig zum Versand.
Ein Assistent schreibt Angebote für alle gleich: Preise nur aus der Preisliste in Google Drive, nie ein erfundener Rabatt, und eine Rückfrage, wenn Umfang oder Termin fehlen. Er liefert das Angebot als PDF auf Ihrem Briefbogen und dazu eine kurze Begleitmail als Gmail-Entwurf. Bevor ein Admin ihn veröffentlicht, prüft „Testen“ ihn an Beispielanfragen.
Verbinden Sie Ihr Postfach als „Persönlich“, dann arbeiten nur Sie damit. Eine Verbindung für den „Arbeitsbereich“ teilt das Postfach einer Person mit allen im Arbeitsbereich. Wer über Chat oder Assistent auf eine Wissensdatenbank zugreift, findet alles darin. Deshalb legt ein Admin in Business und Enterprise jede Wissensdatenbank pro Abteilung fest. Wer zu einem geteilten Chat hinzukommt, sieht ihn ganz. Teilen Sie den Chat zu einem Kunden also nur mit den Personen, die ihn betreuen.
Stedia liest den Kalender und schlägt freie Zeiten vor, ohne nachzufragen. Bevor Stedia einen Termin anlegt, verschiebt oder absagt, fragt es nach, und die Karte zeigt Zeiten und Gästeliste. Eine geänderte Gästeliste ersetzt die alte: Wer in der genehmigten Liste fehlt, wird aus dem Termin entfernt. Manche Aktionen lassen sich danach noch 15 Minuten lang rückgängig machen.
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